Guía para diseñar la estructura de organización para una agencia de marketing digital

Definición de roles y responsabilidades

Aunque parece obvio, no está de más enfatizar la importancia de tener roles y responsabilidades claras dentro de una agencia de marketing digital. Si no lo hacemos, es muy fácil caer en el caos y en la confusión. Imagina a un diseñador haciendo el trabajo del analista de datos, o al community manager encargándose del SEO. Sería como tener a un payaso tratando de arreglar un motor de avión, simplemente no va a funcionar.

Para evitar esto, es importante identificar cuáles son los roles claves dentro de la agencia y definir las responsabilidades específicas para cada uno de ellos. De esta forma, cada miembro del equipo sabrá exactamente qué se espera de él y cómo puede contribuir al éxito de la agencia.

Es como un equipo de fútbol: cada jugador tiene una posición específica y una función clara dentro del campo. El portero no va a tratar de marcar goles, el delantero no va a tratar de defender, y el entrenador no va a salir a la cancha a jugar. Cada uno tiene su rol y su responsabilidad, y juntos trabajan para lograr la victoria.

Entonces, ¡identifica tus jugadores clave y haz que sepan qué tienen que hacer! De esta forma, tendrás un equipo bien estructurado y organizado, listo para enfrentar cualquier reto que se le presente.

Es cierto que todas las agencias tienen diferentes departamentos, pero en una agencia de marketing digital es crucial tener una división de áreas bien definida y estructurada. De esta manera, cada área se especializa en una tarea específica, lo que resulta en una mejor organización y eficiencia.

Imagínate tener a un diseñador gráfico encargándose de la estrategia de contenido en redes sociales, o a un especialista en SEO manejando las campañas de publicidad en Google Ads. ¡Sería un caos total! Pero no te preocupes, no todo está perdido, ¡la división de áreas puede salvar el día!

Por ejemplo, las áreas más comunes en una agencia de marketing digital son:

• Diseño gráfico
• Redacción de contenido
• Social Media
• SEO
• SEM/PPC
• Analytics

Estos son solo algunos ejemplos de los diferentes roles que podrían existir en una agencia de marketing digital. Por supuesto, la cantidad y tipo de roles dependerá de la estructura y tamaño de la agencia, así como de las necesidades específicas de cada proyecto:

Otro punto es que cada peldaño tiene su importancia, y si uno falla, todo el edificio se puede venir abajo. Es por eso que es importante definir los roles de liderazgo y la toma de decisiones dentro de la agencia de marketing digital.

No puedes tener a todo el equipo tratando de tomar decisiones importantes de forma colectiva, o a un solo miembro del equipo tomando todas las decisiones sin tomar en cuenta las opiniones de los demás. Eso sería como tener un director de cine que no sabe qué película quiere hacer, o un conductor de Uber que no sabe a dónde llevar a sus pasajeros.

Por ejemplo, imagina que tienes una agencia de marketing digital y debes decidir si aceptar un nuevo cliente con un presupuesto limitado. Si tienes un líder de equipo que toma decisiones de forma autoritaria, puede que se incline por aceptar el trabajo sin tener en cuenta la opinión del resto del equipo, lo que puede llevar a problemas en el futuro. Por otro lado, si tienes un líder que toma decisiones de forma colaborativa, puede que se tomen en cuenta las opiniones de todos los miembros del equipo, se analice la situación y se decida en conjunto si es viable o no.

Define objetivos y KPIs para cada rol

Aquí te dejamos algunos ejemplos de objetivos y KPIs para cada rol, solo recuerda que debes de personalizarlos ya que pueden variar dependiendo de la empresa, sus objetivos específicos y la estrategia que se esté implementando.

• Liderazgo y Dirección:
  • CEO: Incremento en la facturación y rentabilidad de la empresa.
  • Gerente general: Mejora en la productividad y eficiencia de los equipos de trabajo.
  • Director de cuentas: Incremento en la satisfacción y retención de clientes.
  • Director de marketing: Incremento en la generación de leads y conversión de ventas.
  • Director de ventas: Incremento en las ventas y el ticket promedio por cliente.
  • Director creativo: Incremento en la calidad y efectividad del contenido creativo.
• Equipos de Marketing Digital:
  • Especialista en SEO: Incremento en el tráfico orgánico del sitio web y mejora en el posicionamiento en los motores de búsqueda.
  • Especialista en SEM: Incremento en el CTR y la conversión de las campañas publicitarias.
  • Especialista en PPC: Incremento en el ROAS y la conversión de las campañas publicitarias en redes sociales y otros sitios web.
  • Especialista en redes sociales: Incremento en el engagement y la interacción con la audiencia en redes sociales.
  • Especialista en email marketing: Incremento en la tasa de apertura y conversión de las campañas de email marketing.
  • Especialista en análisis de datos: Mejora en la medición y análisis de los resultados de las campañas de marketing digital.
  • Diseñador gráfico: Incremento en la calidad y efectividad de los diseños y elementos visuales de las campañas de marketing digital.
  • Redactor de contenido: Incremento en la calidad y efectividad del contenido de las campañas de marketing digital.
  • Community manager: Incremento en la satisfacción y fidelización de la audiencia en redes sociales.
• Soporte y Administración:
  • Gerente de operaciones: Mejora en la gestión de recursos humanos y financieros, y eficiencia en la gestión administrativa.
  • Asistente administrativo: Mejora en la eficiencia y efectividad del soporte administrativo y logístico para la empresa.
  • Desarrollo y Tecnología:
  • Desarrollador web: Mejora en la calidad y efectividad del sitio web y la aplicación móvil.
  • Desarrollador de software: Mejora en la calidad y efectividad del software de gestión, herramientas de automatización y otros sistemas.
  • Especialista en análisis de datos: Mejora en la medición y análisis de los datos generados por los sitios web y aplicaciones móviles.
• Producción y Contenido:
  • Productor audiovisual: Incremento en la calidad y efectividad de los contenidos audiovisuales como videos publicitarios, spots para televisión, videos corporativos, entre otros.
  • Fotógrafo: Incremento en la calidad y efectividad de las fotografías para las campañas publicitarias y el contenido de redes sociales.
  • Editor de video: Incremento en la calidad y efectividad de la edición de videos para las campañas publicitarias y el contenido de redes sociales.

Creación de un manual de funciones que detalle las tareas específicas de cada miembro del equipo

¡La biblia de las tareas específicas! ¿A quién no le encanta leer y seguir un manual detallado de sus tareas diarias? ¡Todos, obviamente!

Pero en serio, un manual de funciones es una herramienta esencial para garantizar que cada miembro del equipo de marketing digital entienda claramente sus responsabilidades y tareas específicas. Si bien puede ser tedioso crear uno, los beneficios son enormes y ayudarán a evitar confusiones y malentendidos en el futuro.

Por ejemplo, en la época en la que Blockbuster era el rey de los alquileres de películas y videojuegos, el Blue Book era el manual de procedimientos y promociones que se actualizaba todos los meses. Contenía todas las políticas y procedimientos que debían seguir los empleados de cada sucursal para garantizar que la experiencia del cliente fuera la mejor posible. El libro también incluía detalles sobre las promociones y ofertas especiales que Blockbuster ofrecía a sus clientes.

Entonces, ¿cómo podemos crear un manual de funciones eficaz y no morir en el intento? Aquí hay algunos consejos y ejemplos:

Estructura jerárquica

En el mundo de las agencias de marketing digital, la estructura jerárquica es la norma. Y es que, como en cualquier empresa, alguien tiene que estar en la cima de la pirámide. Así que aquí vamos a hablar de las diferentes posiciones que podrían existir en una agencia de marketing digital y cómo se relacionan entre sí.

Si bien la estructura jerárquica es la meta a la que muchas agencias de marketing digital aspiran, es importante reconocer que no todas las empresas tienen los recursos para contar con una estructura tan robusta.

Para muchas agencias en desarrollo, puede que solo tengan un equipo de unas pocas personas, y cada uno debe asumir varios roles. En este caso, es importante que los miembros del equipo conozcan los diferentes roles que se describen en la estructura jerárquica para que puedan cubrir esas funciones en una estructura más pequeña.

Por ejemplo, el CEO de una agencia pequeña puede tener que asumir el papel del CMO y tomar decisiones estratégicas para la agencia. El gerente de cuenta puede tener que encargarse también de la creación de contenido y el especialista en marketing puede tener que manejar tanto la publicidad en línea como la optimización de motores de búsqueda.

Conocer los diferentes roles y las responsabilidades que cada uno implica puede ayudar a los miembros del equipo a entender su posición dentro de la agencia y trabajar de manera más efectiva juntos. Aunque no puedan tener una estructura tan completa, pueden estar conscientes de la importancia de cada uno de estos roles y tratar de incorporarlos dentro de la medida de lo posible.

A continuación te presento tres ejemplos de estructuras jerárquicas en agencias de marketing digital, para una agencia robusta, una mediana y una pequeña:

Es importante tener en cuenta que estos son solo ejemplos y que la estructura jerárquica puede variar dependiendo de las necesidades y objetivos específicos de cada agencia. Lo más importante es tener una estructura clara y definida que permita una gestión eficiente y efectiva de la empresa.

Establece canales de comunicaciones efectivos

¡Atención, atención! ¡Seamos honestos, la comunicación es clave para el éxito de cualquier empresa, pero en una agencia de marketing digital, puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que fracasa estrepitosamente!

En la actualidad, con la nueva normalidad y el trabajo remoto al 100%, la comunicación se ha vuelto aún más crucial. La falta de interacción cara a cara puede generar malentendidos y desajustes en la dinámica de trabajo, lo que puede afectar negativamente el rendimiento y la calidad de los resultados.

Es por eso que es importante establecer canales de comunicación claros y efectivos entre los diferentes niveles jerárquicos. Desde los directores y gerentes hasta los empleados de nivel operativo, todos deben estar en constante comunicación para garantizar la correcta ejecución de los proyectos.

Además, es importante tener en cuenta que la comunicación no debe limitarse únicamente a los canales formales, sino que también debe fomentarse una cultura de comunicación abierta y transparente, en la que todos los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo ideas, sugerencias y retroalimentación.

La comunicación es clave para el éxito de cualquier empresa, y en el caso de las agencias de marketing digital, es aún más importante debido a la naturaleza del trabajo que se realiza. Por lo tanto, establecer canales de comunicación claros y efectivos entre los diferentes niveles jerárquicos es fundamental para garantizar una operación fluida y eficiente. ¡No subestimes el poder de una comunicación efectiva!

Implementación de Herramientas Tecnológicas

En primer lugar, es importante identificar las herramientas tecnológicas que se adaptan mejor a las necesidades de la agencia. Hay un sinfín de opciones en el mercado, desde plataformas de automatización de marketing hasta herramientas de análisis de datos, pero no todas son adecuadas para todas las agencias. Por lo tanto, es esencial investigar y seleccionar las herramientas adecuadas para la agencia en cuestión.

Por ejemplo:

Al hacer estas preguntas y analizar las respuestas, el director de la agencia podrá tomar una decisión más informada sobre las herramientas tecnológicas que mejor se adapten a sus necesidades y a las de su equipo.

Una vez identificadas las herramientas adecuadas, es crucial implementar un software de gestión de proyectos. Este software permitirá a los miembros del equipo trabajar juntos de manera más eficiente, compartiendo información y asegurándose de que los proyectos estén en el camino correcto.

Otra herramienta tecnológica que es fundamental en el mundo del marketing digital son las herramientas de análisis de datos. Estas herramientas permiten a la agencia medir el desempeño y la efectividad de sus estrategias de marketing y hacer cambios y mejoras en consecuencia. Algunas opciones populares incluyen Google Analytics, SEMRush y Ahrefs.

Además, la automatización de procesos de marketing puede mejorar significativamente la eficiencia del equipo. Por ejemplo, el envío de correos electrónicos automatizados a los clientes ahorra tiempo y permite al equipo centrarse en otras tareas importantes. Herramientas como HubSpot y Marketo son excelentes opciones para la automatización de marketing.

Comunicación Interna

La comunicación interna es uno de los pilares más importantes en cualquier empresa y cualquier agencia de marketing digital no es la excepción, por lo tanto, es vital contar con canales de comunicación formales e informales. Pero, ¿qué son estos canales y cómo funcionan?

Además, es importante que se fomente una cultura de comunicación abierta y honesta en la agencia, en la que los miembros del equipo se sientan cómodos para compartir ideas, sugerencias, y preocupaciones. Esto puede lograrse mediante la organización de actividades de team building, la creación de grupos de trabajo interdepartamentales, y la realización de encuestas de satisfacción de los empleados.

Herramientas de comunicación interna

En estos tiempos modernos, la comunicación entre los miembros del equipo es clave para el éxito de cualquier agencia de marketing digital. Pero, ¿cómo hacerlo de manera efectiva y sin la necesidad de estar en la misma habitación todo el tiempo? ¡Con una herramienta de comunicación en línea, por supuesto!

Esta herramienta puede variar desde una simple aplicación de chat hasta una plataforma de colaboración completa que incluye videoconferencias, intercambio de archivos y mucho más.

Aquí hay algunas ventajas que ofrece una herramienta de comunicación en línea para el equipo:

Calendario de reuniones

Para mantenernos al tanto del progreso de nuestros proyectos, no hay nada mejor que reuniones periódicas. No, no, no, no me miren así, no me vayan a decir que las reuniones son aburridas y una pérdida de tiempo. ¡No tienen porqué serlo! Si las hacemos bien, pueden ser el momento más emocionante del día.

Además de la creación de un calendario de reuniones periódicas para discutir el progreso de los proyectos, es importante que se tomen en cuenta algunas consideraciones para que estas reuniones sean eficaces. Por ejemplo:

• Establecer una agenda clara y objetivos específicos para cada reunión.
• Asignar roles claros y responsabilidades a los participantes para evitar confusiones.
• Fomentar la participación activa de todos los miembros del equipo.
• Tomar decisiones claras y concisas sobre los problemas discutidos en la reunión.
• Establecer un sistema de seguimiento y evaluación para asegurarse de que las decisiones tomadas en las reuniones se implementen correctamente.

Recuerda que las reuniones son una herramienta importante para mejorar la comunicación interna, pero solo serán efectivas si se llevan a cabo de manera adecuada.

En agencias totalmente digitales, las reuniones pueden tomar diferentes formas. Una de ellas es la conversación en línea, que se puede realizar a través de un chat o videollamada, entre miembros del equipo o compañeros que no estén previamente establecidos. Estas reuniones informales pueden ser una buena oportunidad para resolver problemas o compartir ideas en tiempo real y sustituyen a las reuniones de pasillo.

¡Ahí lo tienen, señores y señoras! La clave para un gran espectáculo de malabares con proyectos y comunicación interna es un calendario claro y bien organizado, contenido interesante, una organización impecable y acceso a la información relevante.

Protocolo de comunicación

La comunicación puede ser un arma de doble filo. Puede ser el medio para resolver problemas y avanzar en los proyectos, o puede ser la causa de malentendidos y conflictos. Por eso, es importante establecer un protocolo de comunicación para evitar estos problemas.

Aquí te dejo algunas sugerencias para implementar este protocolo:

Un protocolo de comunicación puede ser conformado por varios elementos que se adaptan a las necesidades específicas de cada agencia, pero en general, suele contener los siguientes elementos:

Sí, ya sé que eres el jefe y que probablemente pienses que lo sabes todo, pero siempre hay margen de mejora. Es importante que estés al tanto de las debilidades de tu equipo y de tu agencia en general para poder hacer ajustes y mejorar.

No te preocupes, no te estoy diciendo que tus empleados son unos incompetentes, pero incluso los mejores equipos tienen áreas de mejora. Puede ser que necesiten más capacitación en una herramienta específica o que requieran una mejor comunicación entre ellos.

Recuerda que incluso los líderes más exitosos saben que siempre hay espacio para mejorar, ¡así que no tengas miedo de aceptar que hay cosas que se pueden hacer mejor!

Evaluación de desempeño

¿Te has preguntado si tu agencia digital está funcionando al máximo de su capacidad? ¿Cómo puedes identificar áreas de mejora para que tu negocio crezca y se mantenga relevante en un mercado tan competitivo? Una forma efectiva es a través de la evaluación de desempeño.

En definitiva, la evaluación de desempeño te permite identificar áreas de mejora y desarrollar un plan de acción para abordarlas. Al hacerlo, puedes mantener a tu agencia digital relevante y competitiva en un mercado en constante cambio. ¡No te quedes atrás y comienza a evaluar tu desempeño hoy mismo!

Plan de acción

Ya identificaste las áreas de mejora en tu agencia y ahora es el momento de tomar acción para mejorarlas. No te preocupes, no es necesario que seas un genio de la estrategia para crear un plan de acción efectivo.

Primero, establece metas específicas y alcanzables para cada una de las áreas de mejora identificadas. Por ejemplo, si tu equipo de marketing necesita mejorar en la generación de leads, establece una meta clara como «incrementar en un 30% los leads generados en el próximo trimestre».

Metas a largo plazo

Estamos seguros de que ya has identificado las áreas de mejora y has creado un plan de acción para abordarlas. Ahora es el momento de establecer metas a largo plazo para el crecimiento y desarrollo de tu agencia.

¿Qué te gustaría lograr en los próximos años? ¿Dónde te gustaría ver a tu agencia en cinco o diez años? Establecer metas a largo plazo es esencial para asegurar el éxito continuo de tu empresa.

En resumen, establecer metas a largo plazo es fundamental para el crecimiento y desarrollo de tu agencia digital. Asegúrate de que estas metas sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido para asegurar su éxito y motivar a tu equipo.